Como sostener su modelo de excelencia operativa

Hace algunos años mientras recibía un entrenamiento en métodos de mejora de la productividad (Just In Time) con un par de excelentes senséis japoneses, aproveché la experiencia de los formadores y les pregunté si en las empresas japonesas estos sistemas siempre habían funcionado con el mismo nivel del intensidad a lo largo del tiempo, a lo que los Japoneses contestaron: “Nosotros trabajamos en una de las plantas de Toyota muchos años y nuestro sistema TPS tuvo momentos muy difíciles por lo que aprendimos que debíamos aprender a revitalizarlo, entendimos que eran tan importantes los métodos como las formas para mantenerlo vivo en el tiempo”.

En realidad, esa es una de las preguntas que recibimos con más frecuencia, ¿Cómo sostenemos nuestro sistema de excelencia?, A veces la pregunta llega de manera tardía por que la empresa ya ha perdido la inercia y la credibilidad inicial en el sistema por lo que se hace más difícil recuperarlo, no es un secreto que es más fácil llegar que sostener, el problema es que muchos siguen haciendo lo mismo en el tiempo esperando que su sistema vuele como Fénix, pero muchas veces con pocos resultados, este artículo recoge 6 claves fundamentales para mantenerlo vivo y revitalizarlo si es necesario.

MANTÉNGALO CONECTADO A LA ESTRATEGIA

Un sistema que cumple los pasos al pie de la letra pero no da resultados en realidad no sirve de mucho, personalmente ha sido uno de mis principales aprendizajes, quienes vibran con las metodologías y herramientas a veces olvidan que quienes invierten en mejoramiento están pensando más en el retorno y en los beneficios que en las caritas felices del proceso, apuéstele a la cultura y a un proceso sistemático pero siempre conecte con lo que los líderes esperan de la estrategia y a lo que el cliente realmente valora.

IMPLEMENTE UN SISTEMA DE GESTIÓN DIARIA

Los pilares y proyectos de mejora deben terminar en herramientas que el operario pueda usar todos los días para sostener o mejorar sus indicadores facilitando el logro de los resultados, de lo contrario un sistema de excelencia terminará debilitándose, sostener no debe depender de una pesada y costosa carga administrativa, al contrario, los sistemas de gestión diaria permiten operacionalizar los métodos y que se queden donde se toman las decisiones claves. En la medida en que trabajemos más “con” los sistemas y menos “para” los sistemas la continuidad estará garantizada.

EVALUE CONSTANTEMENTE

Lejos de únicamente auditar de manera policiva y vigilante, los sistemas de excelencia necesitan constante evaluación para su evolución, como parte de cualquier ciclo de mejora verificar es clave porque permite encontrar las brechas para recuperar terreno perdido y tomar el pulso de éste con frecuencia, bien sea a través de diagnósticos de madurez, certificaciones de paso, gemba walks o certificaciones externas evaluar constantemente es sano para cualquier modelo.

RETE EL PROCESO

Los seres humanos por naturaleza tendemos a aburrirnos cuando nuestras habilidades son menores a los retos que tenemos en frente, la motivación es proporcional al objetivo cuando este se define correctamente y a veces los sistemas de excelencia caen en un letargo porque simplemente no vemos el siguiente nivel y perdemos la meta de vista, defina bien sus etapas y fases metodológicas, comuníquelas como un reto a superar, entregue las habilidades necesarias y verá brillo en los ojos de los equipos de trabajo, siempre habrá un mercado que ganar, un récord a romper, un competidor a superar o un ciclo que cerrar utilice esto para que el sistema mantenga su máximo nivel de energía.

QUE EL ENTRENAMIENTO NO PARE

A veces nos esforzamos por que las personas naturalmente se involucren con la mejora continua y cada vez parece más difícil de lograr, saque algunas cuentas y verá que quienes hoy hacen parte de los equipos de trabajo seguramente no son los mismos y la rotación ha aumentado dramáticamente en los últimos años, quienes fueron entrenados al comienzo ya no están y los nuevos se están preguntando ¿y esto de sistema de excelencia con que se come?, hoy los ciclos de formación deben ser más frecuentes y específicos al momento y al rol de cada colaborador pero deben ser constantes para que el sistema no muera con quienes ya no están o se han movido a otras áreas.

VÉNDALO COMO UNA MARCA

La innovación no parece algo común para un sistema de excelencia típicamente asociado con algo rígido y pragmático, pero si no lo mercadea como una marca se pierde la pasión y el entusiasmo iniciales, no se trata de reinventarlo todo cada 6 meses y menos sus fundamentos metodológicos, se trata de ser creativos en la comunicación, en el reconocimiento y las recompensas trátelo como una relación que debe tener la llama encendida con elementos diferentes, cautivadores y creativos, si el sistema no de refresca como una marca comercial posiblemente se haga aburrido y muera.

Y por último pero no menos importante MANTENGALO SIMPLE, entre más lo sobrecargue de formatos, indicadores, reuniones, documentos y herramientas más complejo y difícil será mantenerlo, no siempre es fácil balancearlo y yo mismo lo aprendí de los errores pasados, pero practique el principio de las 5S también al sistema y pregúntese que cosas sobran, se han hecho obsoletas o generan esfuerzos innecesarios, a los equipos de trabajo les sirven las cosas prácticas y que ayuden a resolver problemas no que agreguen una carga a la que no le encuentran valor.